Polityka prywatności

1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest GrafIT Solutions Marcin Skakun, ul. 17 Stycznia 25/2, 64-400 Międzychód, NIP 5951491721, REGON 528356082, e-mail kontakt@grafitsolutions.pl (dalej: „Administrator”).
2. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można pisać na adres kontakt@grafitsolutions.pl albo na adres ul. 17 Stycznia 25/2, 64-400 Międzychód.

2. Przepisy

Dane przetwarzane są zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r., ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną z 18 lipca 2002 r. oraz ustawą Prawo komunikacji elektronicznej z 12 lipca 2024 r.

3. Jakie dane przetwarzam

1. Dane z formularza kontaktowego: imię, adres e-mail albo numer telefonu, czego dotyczy zapytanie, liczba osób w firmie i treść wiadomości.
2. Dane z formularza pobierania materiałów: adres e-mail, wybrane materiały, strona, z której wysłano formularz, data oraz informacja, czy zaznaczono zgodę na informacje o nowych materiałach i usługach.
3. Dane przekazane e-mailem lub telefonicznie: zwykle imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu i treść korespondencji.
4. Dane związane z umowami: dane osób kontaktowych po stronie Klienta i dane na fakturach.
5. Dane techniczne zapisywane automatycznie w logach serwera przez firmę hostingową: adres IP, data i godzina, adres strony, informacja o przeglądarce. Służą bezpieczeństwu i prawidłowemu działaniu serwera.
6. Dane uczestników panelu szkoleń: opisane w sekcji 11.

4. Cele i podstawy prawne

1. Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: prowadzenie korespondencji). Wysłanie formularza nie wymaga zgody.
2. Wysłanie materiałów PDF na podany adres: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie Twojej prośby).
3. Informacje e-mailem o nowych materiałach i usługach: wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisy o komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, odpisując na wiadomość lub pisząc na kontakt@grafitsolutions.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
4. Zawarcie i wykonanie umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
5. Obowiązki księgowe i podatkowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
6. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz bezpieczeństwo serwisu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Jak długo przechowuję dane

1. Zapytania, które nie zakończyły się współpracą: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
2. Dane związane z umową: przez czas jej trwania, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą).
3. Dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
4. Adres e-mail podany przy pobieraniu materiałów: do 12 miesięcy od wysłania materiałów, a przy zgodzie na informacje o nowych materiałach i usługach do jej wycofania.
5. Skrót adresu IP używany do ograniczenia liczby wysyłek formularzy: do 24 godzin.
6. Logi serwera: przez okres ustalony przez firmę hostingową (OVH), nie dłużej niż jest to potrzebne do celów bezpieczeństwa.
7. Dane uczestników panelu szkoleń: do polecenia usunięcia przez pracodawcę, najpóźniej 12 miesięcy po zamknięciu szkolenia.

6. Komu przekazuję dane

1. OVH Groupe SA (Roubaix, Francja): hosting serwisu i poczta e-mail Administratora, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
2. Resend (Stany Zjednoczone): dostarczanie wiadomości wysyłanych z formularzy serwisu (powiadomienia, potwierdzenia, materiały do pobrania) oraz linków do logowania i PIN-ów w panelu szkoleń, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Wiadomości wychodzą z serwerów w Irlandii; dostawca ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym i stosuje standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
3. Podmiotom prowadzącym księgowość Administratora, w zakresie danych na fakturach.
4. Dostawcom narzędzi do zdalnej pomocy (AnyDesk Software GmbH, TeamViewer Germany GmbH), wyłącznie podczas sesji zdalnej pomocy i w zakresie potrzebnym do połączenia.
5. Organom publicznym, jeśli wymagają tego przepisy prawa.
6. Nie sprzedaję danych i nie przekazuję ich w celach marketingowych.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Serwis i poczta Administratora działają na serwerach OVH w Unii Europejskiej, a wiadomości z formularzy wychodzą przez usługę Resend z serwerów w Irlandii. Serwis nie ładuje czcionek, skryptów ani innych zasobów z serwerów zewnętrznych dostawców. Narzędzia do zdalnej pomocy mogą w wyjątkowych przypadkach kierować połączenie przez serwery poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; ich dostawcy stosują wtedy standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

8. Twoje prawa

1. Dostęp do danych i otrzymanie ich kopii.
2. Sprostowanie danych.
3. Usunięcie danych (art. 17 RODO).
4. Ograniczenie przetwarzania (art. 18 RODO).
5. Przeniesienie danych (art. 20 RODO), gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy.
6. Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO).
7. Wycofanie zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO).
8. Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
9. Żądania można kierować na adres kontakt@grafitsolutions.pl. Odpowiadam bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

9. Dobrowolność i profilowanie

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail albo numeru telefonu nie mogę odpowiedzieć na zapytanie, a bez danych do faktury nie mogę zawrzeć umowy. Nie podejmuję decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

10. Formularze

1. Dane z formularza są przesyłane szyfrowanym połączeniem HTTPS i wysyłane e-mailem na skrzynkę Administratora przez usługę Resend. Treść zgłoszeń nie jest zapisywana na serwerze. W dzienniku wysyłek na serwerze OVH, zablokowanym przed dostępem z internetu, zapisuję datę, podany adres e-mail lub telefon, temat, wielkość firmy i wynik wysyłki; dziennik jest usuwany po 12 miesiącach.
2. Formularz pobierania materiałów wysyła na podany adres wiadomość z linkami do plików PDF, a do Administratora informację o adresie, dacie, materiałach i zaznaczonej zgodzie. Ten sam wpis trafia do archiwum na serwerze OVH, zablokowanego przed dostępem z internetu: miesięczne pliki z pobraniami są usuwane po 12 miesiącach, a wpisy ze zgodą przechowywane jako dowód zgody do jej wycofania. Na jeden adres e-mail można wysłać materiały najwyżej trzy razy na dobę.
3. Jeśli podasz adres e-mail, otrzymasz na niego krótkie potwierdzenie otrzymania zapytania, z samym tematem, bez kopii treści.
4. Aby ograniczyć spam, formularze zawierają ukryte pole wykrywające automaty i limit liczby wysyłek z jednego adresu IP. Adres IP zapisywany jest wyłącznie jako nieodwracalny skrót kryptograficzny (SHA-256) wraz z godziną wysyłki i usuwany po 24 godzinach.

11. Panel szkoleń z bezpieczeństwa

Pod adresem grafitsolutions.pl/szkolenia/ prowadzę kursy online dla pracowników moich Klientów.

1. Administratorem danych uczestników jest ich pracodawca (Klient). Przetwarzam te dane w jego imieniu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).
2. Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, postęp w lekcjach, wyniki quizów, daty zaliczenia i ukończenia oraz data ostatniego logowania. Pracodawca może też wskazać osoby do kontaktu w sprawie incydentów (imię i nazwisko, telefon, e-mail), widoczne dla uczestników w lekcji o incydentach.
3. Cel: przeprowadzenie kursu, wystawienie zaświadczenia i przekazanie pracodawcy zestawienia wyników.
4. Logowanie odbywa się jednorazowym linkiem wysyłanym e-mailem przez usługę Resend, ważnym 30 minut. W bazie danych zapisuję wyłącznie skrót kryptograficzny linku. Przy pierwszym wejściu panel nadaje 6-cyfrowy PIN do kolejnych logowań (kod firmy, e-mail i PIN). PIN jest pokazywany raz i wysyłany e-mailem, a w bazie danych zapisuję wyłącznie jego skrót kryptograficzny.
5. Przy prośbie o link lub logowaniu PIN-em zapisuję nieodwracalny skrót adresu IP i adresu e-mail z godziną próby, żeby ograniczyć nadużycia. Skróty usuwam po 24 godzinach.
6. Dane przechowuję w bazie danych na serwerze OVH w Unii Europejskiej, zablokowanej przed dostępem z internetu.
7. Dane usuwam na polecenie pracodawcy, a najpóźniej 12 miesięcy po zamknięciu szkolenia: panel usuwa wtedy automatycznie konta, wyniki i daty ukończenia.
8. Żądania dotyczące danych w panelu kieruj do pracodawcy. Możesz też napisać na kontakt@grafitsolutions.pl, a przekażę je pracodawcy.
9. Wyniki quizów nie służą do profilowania ani do decyzji podejmowanych automatycznie.

12. Pliki cookies

Wyjątkiem jest panel szkoleń (grafitsolutions.pl/szkolenia/): po zalogowaniu zapisuje jedno ciasteczko sesji, niezbędne do działania panelu. Działa tylko w tej części serwisu i znika po zamknięciu przeglądarki. Takie ciasteczko nie wymaga zgody.

Pozostała część serwisu nie zapisuje w przeglądarce żadnych plików cookies ani podobnych danych (w tym w pamięci lokalnej przeglądarki). Nie korzystam z narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących, a czcionki są ładowane z własnego serwera. Dlatego serwis nie wyświetla banera zgody na cookies. Jeśli to się zmieni, zaktualizuję politykę i wprowadzę mechanizm zgody przed użyciem takich narzędzi.

13. Bezpieczeństwo

Stosuję szyfrowane połączenie HTTPS, nagłówki bezpieczeństwa (m.in. Content Security Policy) oraz ograniczenie dostępu do plików konfiguracyjnych serwera. Serwis nie korzysta z systemu CMS, a baza danych obsługuje wyłącznie panel szkoleń, co zmniejsza liczbę miejsc podatnych na atak.

14. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana przy zmianie przepisów, usług lub używanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze pod tym adresem, a data wejścia w życie jest podana na początku dokumentu.