Regulamin świadczenia usług

§1. Postanowienia ogólne i dane Usługodawcy

1. Usługodawcą jest GrafIT Solutions Marcin Skakun, ul. 17 Stycznia 25/2, 64-400 Międzychód, NIP 5951491721, REGON 528356082, e-mail kontakt@grafitsolutions.pl (dalej: „Usługodawca”).
2. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w serwisie grafitsolutions.pl oraz ogólne warunki świadczenia usług IT, tworzenia i utrzymania stron internetowych na rzecz Klientów. Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
3. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie pod adresem grafitsolutions.pl/regulamin/ w formie, która pozwala go pobrać, zapisać i wydrukować, przed zawarciem umowy.
4. Usługodawca świadczy usługi wyłącznie na rzecz przedsiębiorców. Nie zawiera umów z konsumentami w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.
5. Szczegóły konkretnej współpracy (zakres, cena, terminy) mogą wynikać z oferty zaakceptowanej przez Klienta albo z odrębnej umowy. W razie różnic pierwszeństwo ma oferta lub umowa.

§2. Definicje

Klient

przedsiębiorca, który zawarł z Usługodawcą umowę albo zamierza ją zawrzeć.

Przedsiębiorca na prawach konsumenta

osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która zawiera umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego, art. 38a ustawy o prawach konsumenta).

Usługi

opieka IT w pakietach, pomoc jednorazowa, usługi dotyczące poczty i Microsoft 365, tworzenie stron internetowych, opieka nad stronami WordPress i pozostałe usługi opisane w serwisie i w cenniku.

Pakiet

abonament miesięczny: IT Mała firma, IT Firma, Strona Start albo Strona Plus.

Pomoc jednorazowa

usługa wykonywana na pojedyncze zlecenie, bez abonamentu, rozliczana za czas pracy.

Zgłoszenie

informacja o problemie lub prośba o wykonanie pracy, przekazana e-mailem na adres kontakt@grafitsolutions.pl albo telefonicznie pod numer podany Klientowi przy zawarciu umowy.

Awaria krytyczna

sytuacja, w której system objęty umową nie działa i uniemożliwia pracę Klienta lub znacznej części jego pracowników, np. brak poczty dla całej firmy, niedziałający serwer, niedostępna strona internetowa.

Godziny wsparcia

codziennie od 8:00 do 20:00.

Dzień roboczy

dzień od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.

Serwis

strona internetowa grafitsolutions.pl.

§3. Usługi świadczone w Serwisie

1. W Serwisie Usługodawca nieodpłatnie udostępnia: przeglądanie treści, kalkulator kosztów, formularz kontaktowy oraz wysyłkę materiałów PDF na adres e-mail podany w formularzu.
2. Do korzystania z Serwisu potrzebne są urządzenie z dostępem do internetu i aktualna przeglądarka internetowa. Kalkulator wymaga włączonej obsługi JavaScriptu.
3. Zakazane jest przesyłanie przez formularz treści bezprawnych, obraźliwych lub naruszających prawa osób trzecich.
4. Umowa o korzystanie z formularza kontaktowego zawierana jest z chwilą jego wysłania i wygasa po udzieleniu odpowiedzi. Umowa o wysłanie materiałów zawierana jest z chwilą wysłania formularza pobierania materiałów i wygasa po wysłaniu wiadomości z materiałami. Z pozostałych funkcji Serwisu można przestać korzystać w każdej chwili, zamykając stronę.
5. Wyniki kalkulatora mają charakter orientacyjny i nie są ofertą w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

§4. Zawarcie umowy

1. Umowa zawierana jest po rozmowie z Klientem, na podstawie oferty przesłanej e-mailem i zaakceptowanej przez Klienta w formie dokumentowej (np. odpowiedzią e-mail) albo na podstawie umowy podpisanej przez obie strony.
2. Pomoc jednorazowa może zostać zlecona telefonicznie. Usługodawca potwierdza zakres i stawkę e-mailem przed rozpoczęciem pracy albo niezwłocznie po nim, jeśli sprawa jest pilna.
3. Usługodawca może odmówić zawarcia umowy lub wykonania zlecenia, którego realizacja byłaby niezgodna z prawem, naruszałaby prawa osób trzecich albo wykracza poza zakres usług, którymi się zajmuje.

§5. Pakiety i parametry usług

1. Zakres pakietów:

   Pakiet	Zakres	Awarie krytyczne
   IT Mała firma	firmy do 10 osób, do 4 godzin pracy w miesiącu	pierwszeństwo przed innymi Zgłoszeniami
   IT Firma	firmy od 11 do 25 osób, do 8 godzin pracy w miesiącu, jedna wizyta na miejscu w miesiącu	pierwszeństwo przed innymi Zgłoszeniami
   Microsoft 365 dla firm	administracja Microsoft 365 (konta, licencje, poczta, pliki, zabezpieczenia), do 2 godzin pracy w miesiącu; 20 zł netto za każdego użytkownika miesięcznie, nie mniej niż 210 zł netto	pierwszeństwo przed innymi Zgłoszeniami, w zakresie Microsoft 365
   Strona Start	aktualizacje co tydzień, codzienna kopia strony, sprawdzanie dostępności, SSL, do 30 minut zmian w treści w miesiącu	w kolejności przyjęcia, w Dni robocze
   Strona Plus	jak Strona Start, do 2 godzin zmian w treści, miesięczne podsumowanie	pierwszeństwo przed innymi Zgłoszeniami, w Dni robocze

2. Pierwszeństwo oznacza, że Awarię krytyczną zgłoszoną w Godzinach wsparcia Usługodawca podejmuje przed innymi Zgłoszeniami, zdalnie albo przez wyjazd do Klienta. Zgłoszenie przyjęte poza Godzinami wsparcia uważa się za przyjęte o 8:00 następnego dnia. Usługodawca nie gwarantuje określonego czasu podjęcia działań ani usunięcia problemu.
3. Zgłoszenia inne niż Awaria krytyczna są realizowane w kolejności przyjęcia, w terminie uzgodnionym z Klientem przy zgłoszeniu.
4. Awarię krytyczną należy zgłaszać telefonicznie pod numer podany Klientowi przy zawarciu umowy. Zgłoszenie e-mailem jest skuteczne od chwili jego odczytania przez Usługodawcę, nie później jednak niż od 8:00 następnego dnia.
5. Czas pracy w ramach limitu pakietu i przy Pomocy jednorazowej rozliczany jest za każde rozpoczęte pół godziny, przy Pomocy jednorazowej z minimum jednej godziny. Godziny niewykorzystane w danym miesiącu nie przechodzą na kolejne miesiące.
6. Przed wyczerpaniem limitu godzin w danym miesiącu Usługodawca informuje o tym Klienta. Praca ponad limit wykonywana jest po potwierdzeniu przez Klienta i rozliczana według cennika (100 zł netto za godzinę).
7. Większość prac wykonywana jest zdalnie, przez oprogramowanie AnyDesk lub TeamViewer, po zatwierdzeniu połączenia przez użytkownika Klienta. Stały dostęp zdalny (bez zatwierdzania każdego połączenia) Usługodawca konfiguruje wyłącznie za zgodą Klienta.
8. Dojazd do Klienta w promieniu 30 km od Międzychodu jest wliczony w cenę pakietu. Dojazd na odległość większą niż 30 km jest płatny dodatkowo, według stawki podanej w ofercie lub umowie. Przy Pomocy jednorazowej przyjazd kosztuje dodatkowo 45 zł netto.
9. Symulację phishingu Usługodawca wykonuje wyłącznie na podstawie zlecenia Klienta w formie dokumentowej, na służbowe adresy e-mail wskazane przez Klienta i w uzgodnionym terminie. Strona testowa odnotowuje otwarcie wiadomości, kliknięcie i wpisanie danych, ale nie zapisuje wpisanych haseł. Dane z symulacji Usługodawca przetwarza jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia i usuwa je nie później niż 30 dni po przekazaniu raportu.
10. Usługi nie obejmują: sieci komputerowych (Wi-Fi, routery, okablowanie), napraw sprzętu, drukarek i skanerów, programów księgowych i kadrowych, oprogramowania antywirusowego oraz kopii zapasowych danych Klienta innych niż kopie stron WordPress w pakietach Strona Start i Strona Plus, chyba że strony uzgodnią inaczej na piśmie lub w formie dokumentowej.

§6. Tworzenie stron internetowych

1. Zakres strony, liczbę podstron, technologię (WordPress albo strona statyczna), cenę i termin wykonania określa oferta.
2. Hosting i domenę Usługodawca pomaga wybrać i zakłada na dane Klienta. Klient płaci za nie bezpośrednio dostawcy i jest stroną umowy z dostawcą.
3. Teksty na stronę przygotowuje Usługodawca na podstawie informacji od Klienta, a Klient je zatwierdza. Zdjęcia dostarcza Klient albo Usługodawca dobiera zdjęcia z darmowych serwisów, na licencjach tych serwisów.
4. Cena strony obejmuje dwie tury poprawek. Kolejne zmiany rozliczane są według stawki za Pomoc jednorazową.
5. Po udostępnieniu gotowej strony na adresie testowym Klient zgłasza uwagi albo akceptuje stronę. Brak uwag w ciągu 7 dni od udostępnienia oznacza akceptację (odbiór).
6. W cenie strony Klient otrzymuje miesiąc opieki w pakiecie Strona Start, liczony od uruchomienia strony. Po tym czasie opieka trwa dalej wyłącznie, jeśli Klient ją zamówi.
7. Z chwilą zapłaty całego wynagrodzenia za stronę Usługodawca przenosi na Klienta autorskie prawa majątkowe do utworów stworzonych przez siebie na potrzeby strony (projekt graficzny, teksty, kod), na polach eksploatacji: utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką, wprowadzanie do pamięci komputera i sieci, publiczne udostępnianie w internecie, wprowadzanie zmian i opracowań. Do czasu zapłaty Klient może korzystać ze strony na podstawie licencji niewyłącznej.
8. Motywy, wtyczki, biblioteki i czcionki osób trzecich wykorzystywane są na licencjach ich producentów. Licencje płatne są kupowane na Klienta, po uzgodnieniu kosztu.
9. Klient odpowiada za to, że materiały przekazane Usługodawcy (logo, zdjęcia, teksty) nie naruszają praw osób trzecich.

§7. Obowiązki Klienta

1. Klient zapewnia Usługodawcy dostępy potrzebne do wykonania usług (konta administratora, dostęp zdalny, dostęp do paneli dostawców) i wskazuje osoby uprawnione do składania Zgłoszeń.
2. Klient korzysta z legalnego oprogramowania i licencji. Licencje Microsoft 365, programy i sprzęt Klient kupuje we własnym zakresie; Usługodawca doradza przy wyborze.
3. Klient odpowiada za kopie zapasowe swoich danych, z wyjątkiem kopii stron WordPress w pakietach Strona Start i Strona Plus.
4. Klient informuje Usługodawcę o zmianach w swojej infrastrukturze, które mogą mieć wpływ na świadczone usługi.

§8. Płatności

1. Ceny podane w Serwisie są cenami netto. Do cen doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki (23%).
2. Usługodawca wystawia faktury VAT z terminem płatności 7 dni. Abonament za dany miesiąc płatny jest z góry, na podstawie faktury wystawianej na początku miesiąca. Pomoc jednorazowa i praca ponad limit rozliczane są po wykonaniu, najpóźniej na koniec miesiąca.
3. Przy tworzeniu strony internetowej Klient płaci 50% ceny jako zaliczkę przed rozpoczęciem pracy, a pozostałe 50% po odbiorze strony.
4. Przy opóźnieniu w płatności przekraczającym 14 dni Usługodawca może, po wezwaniu Klienta do zapłaty, wstrzymać świadczenie usług do czasu zapłaty. Usługodawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.
5. O zmianie cen pakietów Usługodawca informuje Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Klient może w tym czasie wypowiedzieć umowę na dotychczasowych warunkach.

§9. Czas trwania i wypowiedzenie umowy

1. Umowa o pakiet zawierana jest na czas nieokreślony.
2. Każda ze stron może ją wypowiedzieć e-mailem, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec następnego miesiąca kalendarzowego.
3. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeśli druga strona rażąco narusza umowę i nie zaprzestała naruszeń w ciągu 7 dni od wezwania.
4. Po zakończeniu umowy Usługodawca przekazuje Klientowi wszystkie dostępy i dokumentację dotyczącą jego systemów, a w przypadku opieki nad stroną także ostatnią kopię strony, oraz usuwa dane Klienta, do których miał dostęp, o ile przepisy nie wymagają ich przechowywania.

§10. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za należyte wykonanie usług zgodnie z umową i Regulaminem.
2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia netto: przy pakietach do opłaty za jeden miesiąc, przy Pomocy jednorazowej i innych zleceniach do wynagrodzenia za dane zlecenie. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści.
3. Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikające z: utraty danych, których Klient nie zabezpieczył kopią zapasową; awarii i działań dostawców zewnętrznych (hosting, operatorzy, Microsoft, Google i inni); działania siły wyższej; decyzji podjętych przez Klienta wbrew pisemnym zaleceniom Usługodawcy; działania sprzętu i oprogramowania nieobjętego umową.
4. Ograniczenia z ust. 2 i 3 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.
5. Wobec Przedsiębiorcy na prawach konsumenta ograniczenia odpowiedzialności stosuje się tylko w zakresie dopuszczalnym przez przepisy o ochronie konsumentów.

§11. Poufność i dane osobowe

1. Usługodawca zachowuje w tajemnicy informacje o Kliencie, jego systemach i danych, uzyskane przy wykonywaniu usług, także po zakończeniu umowy.
2. Zasady przetwarzania danych osób odwiedzających Serwis i kontaktujących się z Usługodawcą opisuje Polityka prywatności.
3. Jeżeli przy wykonywaniu usług Usługodawca ma dostęp do danych osobowych, których administratorem jest Klient (np. dane w poczcie, na serwerze, w bazie danych, na stronie), strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych zgodną z art. 28 RODO.

§12. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące usług i działania Serwisu można składać e-mailem na adres kontakt@grafitsolutions.pl albo pisemnie na adres ul. 17 Stycznia 25/2, 64-400 Międzychód.
2. Reklamacja powinna zawierać dane Klienta, opis problemu i okres, którego dotyczy.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem albo pisemnie.

§13. Prawo odstąpienia dla Przedsiębiorcy na prawach konsumenta

1. Przedsiębiorca na prawach konsumenta, który zawarł umowę na odległość (np. przez e-mail lub telefon), może od niej odstąpić bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy.
2. Wystarczy wysłać przed upływem terminu oświadczenie o odstąpieniu, np. e-mailem na adres kontakt@grafitsolutions.pl. Można skorzystać ze wzoru poniżej, nie jest to jednak obowiązkowe.
3. Jeżeli Przedsiębiorca na prawach konsumenta zażądał rozpoczęcia usługi przed upływem terminu do odstąpienia, a potem od umowy odstąpi, płaci za usługi wykonane do chwili odstąpienia.
4. Prawo odstąpienia nie przysługuje, jeżeli usługa została w pełni wykonana za wyraźną zgodą Przedsiębiorcy na prawach konsumenta, który przed jej rozpoczęciem został poinformowany, że po wykonaniu usługi utraci prawo odstąpienia, i przyjął to do wiadomości.
5. Wzór oświadczenia: „GrafIT Solutions Marcin Skakun, ul. 17 Stycznia 25/2, 64-400 Międzychód, kontakt@grafitsolutions.pl. Niniejszym informuję o odstąpieniu od umowy o świadczenie usługi: [nazwa usługi], zawartej dnia [data]. Imię i nazwisko, nazwa firmy, adres, NIP, data.”

§14. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności przy zmianie przepisów, zakresu usług lub cen. Nowa treść jest publikowana w Serwisie co najmniej 14 dni przed wejściem w życie, a Klienci z pakietem otrzymują o niej informację e-mailem.
2. Zmiana Regulaminu nie narusza praw nabytych przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę na zasadach z §9.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
4. Spory strony rozwiązują najpierw polubownie. Sądem właściwym jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem przepisów, których nie można wyłączyć umową.
5. Regulamin w wersji 1.3 obowiązuje od 23 października 2026 r. Wersja 1.3 usuwa numer telefonu z danych Usługodawcy: Zgłoszenia telefoniczne, w tym Awarie krytyczne, Klient kieruje pod numer podany przy zawarciu umowy.